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A保险集团:基于互联网技术的智能财务共享之路

集团案例故事

重庆幸运农场早在2012年A保险集团就已经开始财务共享的探索,是我国比较早进行财务管理转型的企业之一。在财务共享平台上线以后,A保险集团业务效率、财务核算逐步走向规范化,同时在降低差错率方面取得了很大的提升。

随着A保险集团对会计信息质量要求的不断提高,传统财务职能的事后核算和监督已经不能满足企业对信息质量的要求,“业财融合”的概念在A保险集团内部产生。

为实现业务与财务的深度融合,A保险尝试升级现有财务共享体系,建立内外融合的新型财务共享平台,通过接入商旅商城的模式,形成新型的财务运营管理体制。

一、项目背景与建设目标

A保险集团的信息化基础较好,从财务核算系统、业务管理系统(包括办公自动化OA系统、资产招采管理系统等)到预算管理系统、财务共享平台系统一应俱全,在国内大型企业中走在前列。但是,随着企业业务的发展和管理精益化需求的提升,现有信息化体系所存在的一些问题也日益暴露出来。

第一,业财融合的程度不够。A保险集团尽管有较完备的信息化体系,但传统手工的会计信息处理程序和方法仍存在于财务核算流程中。同时,基于不同信息系统之间的融合性,A保险尽管有效解决了信息孤岛的问题,在一定程度上实现了财务业务一体化,但财务职能仍未能有效融合到业务前端,没有实现充分的业财融合。

第二,难以同时响应外部核算和内部管理的双重需求。A保险的各个系统间存在大量基于业务组织、业务活动的实时、动态的经营信息,很多信息单独存在,难以实现相互间的匹配和有效管控。

第三,费用管控不力。A保险的费用管控模式较为传统和粗放,费用发生过程不透明,资源配置不能做到灵活可控,资源投入效果评价没有科学依据。

基于这些问题,A保险明确了构建内外部融合的新型财务运营管理体制的需求,实现业务流、财务流和管理流的有机融合。

二、系统实现

A保险财务智能项目主要包括:商旅、商城、传统线下报销三部分前端应用(其流程如图1所示),支持移动端及PC端进行访问,同时包括预算引擎、核算引擎、业务平台三大智能及操作处理模块,通过前台配置及少量系统开发,实现常规及智能业务处理。数据使用上,通过智能分析数据仓库的合理搭建,能够灵活、快速、准确地形成并展现管理所需分析内容,并实现业财数据联动查询。

(一)商旅

通过在财务共享平台上接入商旅平台,取消了出差申请,实现了自动化的差旅申请、采购和结算。由订单交易开始,个人登录界面后,自动识别部门,由部门、消费类型等字段做好关系对应,预算、核算字段自动带出无需逐个字段选择,并且把财务用到的科目、费用明细等字眼转换为业务语言。通过控制引擎、预算引擎,使差旅费用控制标准内置、预算标准内置到订单提交环节,领导审批完由企业统一支付,无需个人垫付再报销。订单状态达到指定状态自动触发对账,对账无误后生成凭证。按A公司结算要求与供应商对账和核算。

重庆幸运农场对发票的处理:账期结束后,针对对账成功的订单,做发票申请,供应商开具发票后线上回传发票信息并将发票邮寄到指定地址。线上回传发票信息后进行发票检验、发票认证以及进项税转出等。线上验证信息以及纸质发票邮寄后做相关关联并存档。


图 1: 商旅管理及费用报销流程

(二)商城

重庆幸运农场A保险的内部企业商城对接京东平台,上架的是京东自营产品。按照京东提供的商品对应的品目与预算科目进行对接。商城的业务模式与商旅一致,由订单交易开始,到商品下单,审批通过后企业统一支付。采购同样还是把管理重点放在预算、核算环节。根据消费类型、品目判断预算科目,从而判断是否超费用标准和超预算金额。提交审批的这个环节,一旦审批完成,系统会发订单给供应商,上面可以看到物流信息。商城有一个在线收货确认的动作,收货确认后,自动对账,到结算每月指定结算时间,对已对账状态的订单申请开发票,发票信息传递给元年。这个时候所有的合同、订单、发票数据都通过电子化的方式存储在系统里面,整个付款的过程可以做自动化的数据匹配,让付款和发票的处理以及账务处理变成自动化的过程。

(三)线下报销

重庆幸运农场线下消费类分为两部分,一部分是在智能财务平台承载的线下消费平台报销的业务,另一部分是传统报销类业务,是从消费到报销均在线下处理,既要实现所有费用类型的传统的线下报销业务,又要把因同一事项发生的差旅费,分配统一代码,把线上交易和线下传统报销的业务关联起来,用来查询和统计。(线下业务流程见图2)


图 2:线下业务流程图

三、实现效果

(一)人工成本大大减少

重庆幸运农场原有共享中心模式下,各分公司各部门专职负责差旅费填单和审批人员一年要产生几百万的人工成本,而新的共享中心模式下:员工个人直接下单预订,不需要填单专员,只需部门经理审批,不需专员审批,人工成本大大缩减。

(二)工作效率大大提高

智能财务因控制的标准前置,预算引擎嵌入到业务发生中,发票无需人员审批,所以审批节点只需一个部门领导审批即可,这就大大提高了工作效率。

(三)发票实现统一管理

重庆幸运农场智能财务共享模式下,发票统一管理,每个月仅需开一张大发票,不但节约了审单成本,而且降低了企业数据外漏的风险。

(四)相关费用获得降低

智能财务共享模式下,由于统一采购、统一结算且提供了自动比价功能,因此A保险的机票、酒店等相关差旅费用获得了大幅降低,同时A保险在线商城的很多商品价格也明显低于某知名电商的官网价格,日常采购过程走向透明高效且费用不断递减。

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