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商旅共享:再造费用管控模式,解放员工报销

“小张,你们怎么回事!这月差旅费为什么超标这么多?财务部这样不作为,这些制度还有什么用!”未来商务集团总裁办公室里,李总对着桌上新鲜出炉的本月财务分析数据大发雷霆。

沙发一角,被李总训斥的对象——集团财务经理张林嘴巴动了又动,终是无从解释……

重庆幸运农场这样的场景对很多财务人员而言并不陌生。企业明明有严格的差旅报销制度,然而业务人员却屡屡突破底线,老板则往往是一边抱怨一边签字。财务照流程付款,但费用一旦超标,却往往成为被指责的那一方,这让不少财务人有苦难言……

重庆幸运农场在很多企业,商旅管理都是压在财务人员身上的一块巨石。尽管差旅费单笔金额不大,但涉及部门、人员、事项众多,稽核及账务处理量大,对账繁琐,管理不透明,票据粘贴不合规,给财务人员造成了极大负担。

而随着互联网、大数据、人工智能等新技术的发展,传统商旅管理模式终于迎来巨变。一种全新的商旅共享模式破土而出,全面实现了商旅管理规则的程序化、流程的自动化以及管理的透明化,将引领企业商旅管理迈向新的未来。

商旅共享开启商旅管理新未来

“师傅,去首都机场3号航站楼。”王兵坐上出租车,一边麻利地系好安全带,一边简短地报出目的地。坐稳后,他迅速拿起手机,熟练点开云快报APP,登陆个人账户进入公司机票预订页面,选择2小时后国航北京飞上海的机票,确认完成下单。几分钟后,手机弹出一条短信,上级领导已审批通过;与此同时,又一条短信显示系统已自动完成购票出票……

重庆幸运农场这是商旅共享模式下,员工出差时的寻常一幕。没有延时、没有垫款、无需事后填票报销,所有流程借助互联网在线自动完成。

简单来讲,商旅共享平台是商旅行为、费用管理与商旅资源、数据共享的有机结合。通过整合“线上+线下”资源与数据,商旅共享平台打通并接入众多商旅平台及供应商并进行自动比价,将差旅申请、预算控制、审批、下单、记账、结算全流程打通,从在线申请、在线下单、系统自动与预算关联到完成采购、统一结算,形成完整的闭环。


元年商旅共享平台解决方案

重庆幸运农场当前,基于互联网的商旅管理主要分为三种模式,即单服务商模式、链接跳转模式和商旅共享模式。单服务商模式基于一个单一的平台进行采购,使用平台上的协议价格在线完成下单,公司统一结算。链接跳转模式可以链接商旅平台和第三方消费平台,利用多个平台的多链接端口跳转进入不同平台完成自助在线下单,公司统一结算。而商旅共享模式基于API集成,可以将外部的多个平台资源接入到一个商旅共享平台上,实现自动比价、自动下单、自动对账、自动结账。

作为打通企业全面支出管理的一大突破口,商旅共享模式代表了商旅管理发展的未来趋势。这是因为与其它模式相比,商旅共享模式具有三大优势:一是实现了业财融合,让财务更高效;二是实现了事前管控,让过程更透明;三是可接入多样化、定制化资源,让消费更灵活。

实现业财融合,让财务更高效

陈一涛最发愁的事就是审核那些堆积如山的差旅报销单据。各种行程单、酒店发票、车票五花八门,凌乱不堪。陈一涛要厘清每张票据是否真实、合规,每笔支出是否与申请相符,票据与差旅行为是否匹配,票据填写是否规范,碰到问题票据还要找业务人员来回沟通……,这些工作量巨大又零散琐碎的事情时常令陈一涛抓狂。

与他一街之隔的一栋大厦里,会计姜霞的烦恼也不少。尽管集团引入线上商旅供应商后,由供应商每月统一发送当月商旅支出的大发票,免去了单笔、海量票据的填报和审核工作。但一笔一笔毫无技术含量又琐碎细致的对账工作常常令她怀疑自己的职业价值。尤其是商旅支出无需员工垫付后,对于财务部而言,新的烦躁接踵而来。每月供应商对账单与实际报销单之间总有差额。很多员工完成了差旅行为,却迟迟不提交报销。对公司利润表构成了一定影响,这点也让姜霞们头疼不已。

重庆幸运农场商旅共享平台的出现解救了她们。现在,海量的报销发票消失了,取而代之的是平台每月发送的两张大发票(行程单大发票和服务费大发票);繁琐的对账工作消失了,取而代之的是系统双向实时自动完成对账;凭证审核和复核工作也消失了,取而代之的是平台基于凭证引擎,通过标准接口在线随时推送的报销单。由于平台实行实时自动记账,费用发生即簿记,员工不再参与报销过程,拖延报销的情况也不复见。陈一涛、姜霞们终于从报销的基础工作中解脱出来,也有了更多的时间和精力参与到更有价值的管理会计工作中去。

相较其它商旅管理模式,企业商旅共享平台给财务部门带来的是一次颠覆性变革。基于商旅共享平台,所有商旅消费数据实现了采集高效、自动处理和智能输出。在这个过程中,系统实时记录大量的详实数据,既包括详细的订单交易数据,也包括会计记账数据,还有详实的发票全票面信息。所有数据直接取自交易端,真正打通了业务和财务,打通了内外信息、实现了业财融合,有利于推进管理变革。同时,基于商旅共享平台,企业实现了自动化、无纸化报销,消灭了报销流程,实现了消费报销一体化管控,大大提升了工作效率。

实现事前管控让过程更透明

张林垂头丧气地走出总裁办公室。这样的“背锅”对他来说早已不是第一次了。尽管每一次违规的都是业务部门,但挨骂的却往往是财务部。最倒霉的是,因为老板不关注控制流程,每每都让他百口莫辩。

他知道问题出在商旅管理上。因为系统中只有单一的事前申请,既没有将申请与预定行为相关联,也没有对预定行为进行事前控制,导致差旅费用无法进行有效管控。每次发现差旅行为出现偏差时,早已为时晚矣。

必须想个办法了!张林暗暗地想……

几个月后,未来商务集团商旅共享系统正式上线。当张林点开系统下单预定机票,来回测试流程,看到系统中接连闪现的超标黄色、红字警示,他的脸上露出了笑容:“终于可以睡个踏实觉了”!

商旅共享平台将所有商旅资源接入平台内部,通过在商旅共享平台内设置审批流程和费用标准,可以轻松有效地对所有商旅行为进行过程管控,实时监控和反馈企业总部和各单位的商旅消费行为,从源头上对商旅费用进行控制,实现过程显性化、透明化,确保费用不超标。


商旅共享平台的事前控制流程

具体而言,员工在商旅平台上发生消费行为前,要经过申请和预订双重控制。预订与申请发生偏差时可设置实时提交偏差原因,消费完成后,员工行程、报销单、航司订单、违反差旅政策说明均与差旅申请单智能关联,无需差旅管理部门人工审单,在有效提高企业整体运营效率的同时,保证员工差旅行为的合规性。

可接入多样化、定制化资源,让消费更灵活

杨兰没有想到,使用公司新引入的商旅管理平台预定酒店房间时,价格居然比以前还贵!“这家酒店是我们的协议酒店,我们有协议价的,不能直接接入吗?”身为一名财务人员,杨兰对数字很敏感。他忍不住发出这样的疑问。

行政韩琳无奈地摇摇头,“使用这个平台预定的话就只能按照平台供应商的价格走。但现在咱们的处理办法是不通过平台,直接找协议酒店预定”。

“那不又得多头要票、出票,增加工作量呀”,杨兰在心里嘀咕道。

重庆幸运农场很多企业,尤其是大型集团企业,拥有多家协议酒店、协议航司已是标配。对于这些企业而言,一套可按需接入商旅资源的定制化商旅管理平台,可帮助企业实现差旅支出的一体化、自动化单据和账务处理,显然才是真正富有价值的平台。

然而,当前的商旅管理平台要么封闭、排它,只允许使用平台内资源,只允许执行平台内价格;要么拓展性受限,无法接入单家航司、酒店等资源。这导致企业在使用商旅平台时,往往还同时使用多家供应商、服务商,资源仍是分散的,无法聚合在一起,平台的价值自然大打折扣。

商旅共享平台基于开放、共享的系统构架,可以将更多资源聚合在一起。根据企业需要,平台既可选择接入多个商旅预订平台进行自动比价,也可定制化接入单家酒店和航司等享受协议价格。这使得企业差旅预订更灵活,工作流程更简化,议价空间更大。

得益于商旅共享平台拥有的资源、技术优势,以及财务共享重庆幸运农场服务在中国企业中日益广泛、深入的应用,与财务共享平台无缝集成的商旅共享平台将成为贯通企业差旅申请、预订、结算、账务、管控的企业差旅支出自动化数据和管理平台。它代表未来企业商旅管理平台的发展方向,也是商旅管理的价值所在。

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