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采购数字化转型可让“非生产性物资”先行

随着客户个性化需求的不断增加,采购品类也越来越多,采购成本的控制也越发成为一个挑战,采购管理的复杂性大大提高。采购作为企业整体运营中控制成本、提升利润及收入表现最为关键的环节,如何进行采购端的数字化转型,成为了诸多企业最为关心的问题。

采购部门的业务大多是企业主营业务需要的材料,借助制造业的说法,采购部门负责的大部分都是生产性物资,对企业的生产、经营至关重要。但企业采购订单的发起者并非只是采购部门,有可能是行政、培训、IT等其它部门。这些“非生产性物资”品类繁多、采购规律性不强、牵扯的人员众多,其采购流程和管理方式都与生产性物资采购有很大的差别,而很多企业对这一块的系统管理要求不严,甚至没有可以使用的IT系统支撑这些采购管理流程。

数字化转型对企业日常管理的影响巨大,无论对哪家企业来说,要改变过去的工作习惯都不是件容易的事情。鉴于对生产性物资采购数字化改造有可能对现有管理带来的影响,让“非生产性物资”采购的数字化先行,也不失为稳妥之策,为后续的生产性物资采购的数字化转型,乃至企业整体转型积累经验,奠定基础。

非生产性物资采购的转型需求更为迫切

重庆幸运农场从大量企业的具体实践来看,相对于生产性物资的相对规范系统性的管理,非生产性物资反而一直处于不被重视的“落后边缘”,因此,需要借助数字化管理系统来改善提升这部分的管理需求尤为迫切!

案例1:重庆幸运农场某制造型企业工厂很早就上了ERP系统,所有的原材料采购都在ERP系统进行采购订单的管理。但是非生产性物资的采购则都是靠手工进行,行政办公、MRO、后勤劳保类的采购需求、采购计划、采购订单都在线下完成,ERP系统内只有供财务付款用的采购订单。

案例2:重庆幸运农场某金融服务机构也是很早就上了ERP系统,但是ERP系统主要用于做财务结算。采购物资按照金额进行划分,金额较小的行政办公类商品,用户自行采购后进行报账。金额较大的服务型采购,通过OA提交审批后,由采购部线下签订合同,验收确认后,拿合同,验收单据等到财务部进行报账。

重庆幸运农场通过上述例子,我们发现,虽然很多企业通过ERP系统建设取得了很大的成果,但是在采购管理领域内,还存在着诸多问题:采购流程不通畅、采购和供应之间缺乏有效协同、采购系统与财务系统的分割等问题。

重庆幸运农场开源节流是企业管理的必然要求,非生产性物资采购品类多、单件货值不高但总量不小,管理工作很大,因此,加强非生产性物料采购管理将是企业挖掘新利润源泉的重要领域。过去由于缺少内外部优质资源和创新的技术平台,非生产性物资采购管理往往成为企业内部管理的重灾区。要解决这个问题,我们首先要分析非生产性物资管理的难点:

物料种类多,供应商分布杂

非生产性物资覆盖了从后勤劳保、行政办公、电脑家具、促销用品等标准产品,同时也包括了软件服务、外包人天、酒店会议等非标产品采购,采购品类是典型的多、乱、杂。同时供应商资质差异巨大,从个体供应商到品牌商,到大型电商都会涉及。采购部门对供应商管理难度很大,采购效率低,商品选择困难,商品质次价高的情况时有发生。

覆盖人员多,提报流程长

重庆幸运农场生产性物资采购需求一般来源于计划系统,但是对于非生产性物资来说,需求来源于下属公司、业务部门分级提报,汇总采购,在此过程中需要管理其集采规则、审批规则,还需要控制其采购需求的合理性,财务预算的满足程度等。如果中间过程缺少控制和监管,极易导致内部腐败。并且非生产性物质采购往往会涉及到公司全体员工,需要重复考虑到非采购专业用户的采购习惯。

那么如何解决非生产性物资采购管理的难题呢?

集中供应商和品类

过去由于供应商服务能力有限,对于很多大集团来说,很难找到能够提供全集团服务能力的供应商,即使是相同的品类也很难在总部进行相对统一的供应商选择和管理,在过去的几年里,随着电商资源的爆发式增长,形成了很多具有全国服务能力的供应商,因此对供应商的集中和整合成为了可能。

重庆幸运农场随着供应资源整合,对于过去分散采购的近似商品,也可以通过集中优质品类的方式来进行整合。供应商和品类的整合和集中管理,带来的是直接的采购成本降低和质量的提升。

集中采购政策的制定和落地

按照品类,公司,金额,区域等制定集中采购政策、采购提报流程、采购商品技术规范,和配套的集中采购组织架构、人员和考核制度。并且通过技术手段来保证采购过程可执行,可控制,可追溯,可分析。改变过去有政策但是无法进行有效控制和及时考核的情况,确保集采政策的落地。

加强采购过程管控

重庆幸运农场对于采购业务风险的控制前置,在非生产性物资采购需求发起时就进行业务规则的控制,采购预算的检查,采购合规性的筛查。将风险管控点提前,做到事前控制,事中追踪,事后分析。

元年全支出管理思想满足“非生产性物资采购”管理需求

北京元年科技股份有限公司采购管理专家顾春华认为,企业没有对所有采购行为模式进行“全支出”管理思想,是造成很多企业采购成本居高不下,采购流程复杂混乱的重要原因。既要对生产性物资采购进行优化,提升管理效率,又要把非生产性物资采购与生产性物资采购提到一个等量齐观的位置,可以分别制定相应的解决方案。

元年“云采购商城”的推出正是看到了诸多企业在非生产性物资采购管理领域的痛点,通过最佳业务实践和全新的技术应用来帮助企业进行非生产物资的采购数字化转型。企业搭建云采购平台,通过整合“线上+线下”资源与数据,打通并接入众多外部的标准电商平台,并进行自动比价,将采购的费用申请、预算控制、审批、下单、记账、结算全流程打通。从在线申请、在线下单、系统自动与预算关联到完成采购、统一结算,形成完整的闭环。互联网化在线采购,有助于企业实现企业与供应商、客户之间无缝连接,并借助发票电子化打通了税务数据与交易的关联。它从根本上重构了财务管理模式,实现了流程自动化、 数据真实化,使得企业无论是报销,还是采购等,都更加高效和透明。

元年云采购商城具有如下的特点:

重庆幸运农场1、 连接互联网和自有供应商

元年云采购商城预先集成了京东商城,苏宁,网易严选等大电商资源,您可以直接使用,并且进行横向比价,择优购买,避免企业被单一供应商绑定。同时元年云采购商城提供内部供应商管理流程,您可以通过元年云采购来管理企业自有供应商的全生命周期,并且可以将自有供应商和商品作为协议供应商,加入商城平台,提供给用户使用。

2.     打造企业专属商城

重庆幸运农场在元年云采购商城内,每家企业都可以配置专属的用户权限,定义个性化的审批策略,分配差异化的商品目录,管理自有协议供应商等。可以完全按照企业需求和特点进行使用界面,业务流程,审批规则,品类目录等的配置,并且和内部管理系统打通。

重庆幸运农场3.     确保横向一体化集成

元年云采购商城,不是一个独立外挂的采购系统,其内置了预算控制模型,流程引擎,凭证模式,API接口,以及大数据分析工具。确保和企业前端的预算管理系统,企业审批的工作流系统,企业后端的财务核算系统,以及单点登陆系统的打通和集成。支撑企业采购业务流程的端到端一体化整合和管控。

4.     构建一站式支出管理平台

重庆幸运农场元年云采购平台,除了提供采购商城外,还可以提供商旅服务,税务服务,帮助您管理从商品采购,订购机票酒店火车票,发票OCR读取,查重验真认证的企业支出全流程。

5.     统一的采购管理平台

重庆幸运农场元年云采购平台,除了提供前端的企业商城,还提供面向专业采购员的采购管理模块,包括供应商全管理,寻源管理,合同管理,实物库存管理,供应商协同门户等。通过一个整合的平台来支撑企业所有的采购需求。

6.     应用创新技术

重庆幸运农场采购共享平台的建设应用了一系列创新技术,如在采购付款环节采用机器人技术实现自动下单、自动付款,在供应商管理环节运用物联网、VR 虚拟现实技术对关键供应商的现场情况进行管理和考核,大幅度提升管理效率等。一系列创新技术的应用令企业可以对未来需求进行更准确的预测、对市场波动进行一定程度的预测。

重庆幸运农场7.     支持灵活的部署方式

重庆幸运农场元年云采购管理系统支持包括本地部署,SAAS部署,混合部署等多种部署方式,满足不同企业对于数据安全的要求。

8.     智能对账和协同

企业可随时掌握供应商备货,合理安排排产计划,规范送货流程,降低库存积压。供应商自动上传对账单,完成智能对账和差异协同,支持RPA流程生成发票,提高对账环节的效率和准确性、控制风险。

9.     行业深入应用

平台可实现库存管理、资产实物管理、复杂采购管理。

重庆幸运农场元年独具特色的“采购共享系统”能更好地与财务、税务系统实现整合协同。让身处数字化时代的企业能够从容应对在采购渠道、采购方式和管理方法上面临的巨大变革,真正做到降本增效,实现企业的战略目标和经营业绩。

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