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构建数据中台架构下的预算管理信息系统

预算管理是一种通过合理配置企业各项财务和非财务资源、实现既定战略目标的系统方法。

重庆幸运农场然而,自预算管理诞生以来就一直饱受企业界诟病,预算编制过程中由于信息的不对称出现讨价还价、争取制定最低指标甚至出现“年初抢预算、年末抢花钱”的两抢现象,同时编制过程耗时耗力、成本高昂、质量低下,原本应成为企业发展持续动力系统的预算管理,竟然被视为企业管理之“祸根”。

重庆幸运农场真的是预算管理出问题了吗?究其原因,预算管理本质上是一个信息的搜集、传递、整合、分析的过程,而这一过程的运转在很大程度上取决于信息技术的条件与信息系统的状况。

重庆幸运农场元年管理会计研究院的一项调研发现,预算信息化系统基础越好的企业,越能保证及时、准确、高效地传递全面预算管理工作的各环节信息,使全面预算管理真正成为管理者做出科学合理决策、优化资源配置、提高公司经营业绩的管理工具。而缺乏强有力的预算管理信息系统,成为当前阻碍企业有效实施全面预算管理的瓶颈之一。换言之,高效的全面预算管理必须要借助功能强大的信息系统才能得以实现。

预算管理信息化工具现状

重庆幸运农场企业通常应用的预算信息化工具包括以下几种:Excel、ERP中的预算模块、专业的预算管理软件。

重庆幸运农场首先,Excel是企业最基础的工具,但它并不是真正意义上的预算软件,借助Excel软件进行预算编制是一个低效且错误率高的手工过程,仅适用于规模小且业务单一的小微企业。

其次,ERP中的预算模块也是常用的预算工具。经过几十年的发展,国内大部分企业都上了ERP系统,预算管理模块一般为ERP中财务管理模块中的一个子模块。但ERP系统中基于财务核算的预算模块,既无法满足全面预算管理的“全面、全员、全额”要求,又无法站在管理视角上承接战略和下连接经营。

正如元年科技副总裁李彤所说,全面预算管理软件强调的是企业预算与编制工作;而ERP强调的是企业数据集成与管理,前者侧重于目标管理,后者侧重于基础数据管理,二者在企业管理中的地位不同。

最后,专业的预算软件成为大中型企业的主流预算工具。专业预算管理软件通常由企业绩效管理软件(EPM)厂商专门为预算管理开发而来,它的优点在于功能丰富,灵活性、易用性强,支持预算过程管理,支持复杂的运算过程和对数据的实时控制与分析。但由于专业预算软件不能像ERP软件一样直接嵌入到运营流程,预算软件难以与运营信息系统深度结合,难以实现预算的过程控制。

重庆幸运农场综上所述,上述三种传统预算工具各有利弊,企业在选择预算管理软件,一看软件能否满足企业需求,二看软件的功能是否可灵活调整和扩展,三看预算软件能否满足企业的个性化需求,四看预算软件与其他系统的对接。

随着信息技术的进步与精细化预算管理需求的升温,全面预算管理能否实现“闭环”系统、是否具有多维度编制功能、能否满足企业灵活且多角度的调整需求,这些对预算信息系统提出更高的要求。

预算管理对信息系统的四大需求

全面预算是一套涵盖从业务预算到财务预算,从目标制定、预算编制、预算执行和控制、分析反馈到调整和评价的闭环体系。其重点在于按照企业的商业模式、业务流程、产品结构、销售渠道、客户结构等业务特点进行业务预算的编制和管理。

基于预算管理的上述内容,元年管理会计研究院总结出预算管理对于信息系统存在四大需求特征,即模型化、多视角、大数据和灵活性。

第一,模型化。全面预算管理的本质是通过构建模型还原业务过程,以实现对未来经营情况的模拟“算赢未来”,即通过建立量化模型来模拟企业的商业模式和业务模式。不管是预算目标测算和分解模型、产销衔接模型,还是滚动预测模型等等,都需要管理会计信息系统具有强大的建模能力。

第二,多视角。预算管理需要融合业务和财务,将涉及到的业务方面内容进一步细化到产品视角、客户视角、区域视角、渠道视角、部门视角等等,具备多视角特点。这些特点要求预算管理信息系统能够从不同视角来组织、存储、计算和展现这些数据。

第三,大数据。重庆幸运农场预算管理作为企业量化管理的工具,数据几乎就是一切。这些数据不仅包含收入、成本、费用等实际数据,还包括计划供应量、计划销售量等预测数据;不仅包括财务口径的收入、成本、费用、利润等价值量数据,还包括大量产量、作业量、动因量、人工及工时量的实物量数据。这些数据年复一年积累,形成企业预算管理体系的数据平台,也是企业权威的官方口径预算管理数据。

第四,灵活性。预算管理是面向企业内部管理需要的。然而,随着企业的发展,内部管理的要求会随着环境、业务、产品、组织和流程的变化等等发生改变,这要求预算管理体系也能跟随这些变化,也意味着预算管理信息系统也能跟随这些变化进行灵活调整。

数据中台架构的概念与构成

数据中台是指企业利用大数据技术,对内外部海量数据统一进行采集、计算、存储,并使用统一的数据规范进行管理。数据中台的主要作用在于将企业内部所有数据统一处理形成标准化数据,挖掘出对企业最有价值的数据,构建企业数据资产库,对内对外提供一致的、可复用、可共享的大数据服务。

数据中台重构了企业数据系统的架构,将其分为三个层级:

底层是数据收集层,就是数据湖,来自ERP、SRM等各个信息化系统中的业务数据、财务数据、大数据,结构化和非结构化数据直接汇入这层数据湖中,实现统一、集中的数据收集。

中间的核心层是数据存储与计算层,核心是通过数据建模,形成服务化的数据应用。数据模型可以分为基础模型、融合模型和挖掘模型。基础模型一般是关系建模,主要实现数据的标准化;融合模型一般是维度建模,主要实现跨越数据的整合,整合的形式可以是汇总、关联、解析;挖掘模型是偏应用的模型,作为企业的知识沉淀在中台内,可在数据应用端调取进行复用。

上层是业务应用层,聚焦于对数据的应用和展现,核心层的数据模型可以共享到这个层级中并实现复用,赋能企业业务发展。数据应用通过将数据融入企业具体的业务经营场景中,基于丰富的数据模型开展场景化应用,用数据解决具体的业务问题,具体应用包括产销协同分析、投资分析、产品定价、商品推荐、客户画像等,数据展现聚焦于以多样化的形式展现数据分析应用的结果,这些形式包括管理驾驶舱、即席分析、自助报告、数据大屏、移动APP等,系统可以根据不同用户在不同场景下的需求调整合适的展现方式。

可见,数据中台架构的底层收集了所有数据、中层具备强大的数据建模能力、上层可支持不同用户在不同场景下的数据应用与展现,这与预算管理对信息系统的要求高度吻合。

基于数据中台构建预算信息系统

重庆幸运农场元年管理会计研究院认为,基于数据中台构建预算管理信息系统,这一系统平台框架需涵盖如下几个功能要素:

第一,强大的数据支撑

基础数据的质量是预算管理信息系统的重要基础。数据中台将企业的内部和外部数据、结构化和非结构化数据实时地汇集到一起,这就从源头上解决了大数据应用中的数据捕获难题。为大数据应用的开展奠定了充分的数据基础。

第二,敏捷灵活的系统架构

重庆幸运农场灵活的系统架构是多维度预算管理落地的重要支撑。数据中台上部署了一系列趋势性的新技术,如内存多维数据库、分布式计算、智能数据分析、机器学习等。以内存多维数据库为例,它实现了数据实时、灵活的革命性突破。基于内存多维数据库的预算信息系统,企业可以通过自主设置预算信息的展示维度,获得全方位、多角度的预算信息,比如不同组织、不同产品、不同期间、不同作业、不同科目、不同供应商等等维度的预算信息,管理层可以据此全面掌控各关键要素的运营情况。

第三,强大的建模功能和情景模拟测算功能

重庆幸运农场强大的建模功能是预算管理真正发挥“有用”作用的落地支撑。预算管理要发挥价值,预算管理信息系统必须要具备强大的建模能力,基于不同的业务类型和管控层级,搭建多层次的预算管理模型,企业可以通过业务模型化实现业务的量化,还原和描述真实的业务过程。

情景模拟测算功能是预算信息系统进行实时分析和经营决策的有效支撑。

基于数据中台架构下构建的预算信息系统,数据将直接输出到具体业务场景的应用端,可以模拟企业在不同场景下的不同资源配置方案,实现对不同方案优劣的模拟分析,进而优化资源配置、完成最适合的预算提案、达成战略目标。情景模拟测算功能最大的优势在于能快速适应业务变化、快速调整、及时响应复杂业务场景的what-if分析模型和模拟预测模型,让管理者可以及时、准确、全面地测算经营数据信息,支撑决策层和管理层复杂的经营决策,形成以分析-决策-行动为闭环的应用链条。数据中台有效支持数据真正与业务场景融为一体,从而更好地发挥预算的预测功能。

第四,完整的计划任务落地体系

重庆幸运农场完整的计划任务落地体系是跟踪预算管理执行情况的重要保障。很多企业预算编制完成之后就结束了,对预算管理的过程管控、对计划任务管理方面的缺失,是预算管理系统没有达到预期效果的一个重要原因。这是因为,预算和财务体系原本就是两个体系,过程中的计划任务管理是保障预算落地的关键所在。

重庆幸运农场基于数据中台构建预算管理信息系统,可以将业务计划分解为不同的任务里程碑。精细的权限和角色分配,无论组织和个人,都能清晰的管理自己将要完成的任务,互相协同,并监控完成的进度,从而保障业务计划的执行,达成公司的年度预算目标。

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